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TOP 導入事例 新システムの導入は、ストレスを最小限、効率と安心感を最大限に
新システムの導入は、ストレスを最小限、効率と安心感を最大限に
Client:熊本砕石共販協同組合
Solution: NextNavinity販売
<システムの入れ替えは最小限の変化で最大限の効果を>

OSバージョンアップは機能が上がる便利さがあると同時に、ユーザーにとっては大きなリスクもあります。使い慣れたシステムを使い続けたくても、OSが対応できないために使えなくなってしまうことがあるからです。PC作業が得意でない人達はOSやシステムを変えると慣れるまでに時間がかかってしまい、ストレスに繋がるため「導入すれば楽になるのはわかっているけど…」と躊躇する企業も少なくはありません。
熊本砕石共販協同組合様でも同じ悩みに直面していました。販売・仕入・在庫・生産・倉庫管理などを行っている現在のシステムは約20年前に導入したもので、Windows8.1まではバージョンアップすることができましたがWindows10には対応しないため、導入を見送っていました。しかし、最近ではシステムエラーが起こる回数が増え、このまま使用を続けるとシステムが稼働しなくリスクが高くなることから、新システムの導入に踏み切ることにしたのです。導入の過程とその後の使用について、請求事務担当でシステム導入を担当してきた小金広子さんにお話を伺いました。

<何でも話せる安心感が新システムへの信頼を生み出した>

――熊本砕石共販協同組合さんは事業者さんで作っている組合ですね。どのような形態で運営させているのですか?

小金「砕石業社4社(6工場)の組合員からなる協同組合の事務局です。業務内容は、組合さんの共販販売のサポートです。組合員さんからFAXやメールでいただく出荷データ等を組合のPCシステムに入力し、販売管理、請求事務などを行っています。
連絡の仕方、締め切り、支払い方法などは各組合員さんやお客様のご要望にお応えすること。また、正確で迅速な事務処理を心がけています。

PCでの管理業務は、販売管理を2名が、経理を1名が担当。

――長年使ってきたシステムの入れ替えでしたが、新システムの導入にあたってはどういった点を重要視されましたか?

小金「事務局のスタッフは少人数で、主に販売管理と経理に分かれて作業しています。
今回の導入は、販売管理をメインに考えて話し合いを進めました。私達はITの知識も少ない上、PCでの作業が大きく変わると慣れるまで時間がかかるため、大きな変更なく旧システムの機能を引継ぎたいと希望しました。半年間ほどかけてKISさんと話し合いをして導入しました。新システムには以前のデータも移行していただき、使い方も旧システムと大きく変わっていないため、考えていたより早く慣れることができました。旧システムで起きていたトラブルもなくなり、作業の不安を解消できました」

――作業の変更点を少なくすることで不安も減ったということですね。逆に変更したかった点はありますか?

小金「以前のシステムでは使っていなかった機能がありましたので、今回それは外して、より使いやすいように変更をお願いしました。元のパッケージにあった多くの画面表示も削っていただき、必要最低限のシンプルな画面にして頂きました。画面の文字は小さくなったのですが、文字を拡大できる機能も教えていただいたので気にならなくなりました。
新システムに変えてから作業効率は上がっています。自動的に表が出せたり、修正が簡単になったり、一般の会社の販売管理とは異なる組合ならではの業務に対応できるようにしてあります。慣れるともっと効率的に使えるようになると思います。

――システム構築の間にいろんな相談をされたと思いますが、KISの対応はいかがでしたか?

小金「システム担当の四倉さんが丁寧にわかりやすく教えてくださるので、本当に助かりました。プロの方にあまりにも初歩的な事をお尋ねするのは気兼ねするものですが、四倉さんとは年齢が近いこともあり、お話しやすかったんですね。
専門用語を知らない私の言葉足らずの質問も意味を汲んでくださり、わかりやすく説明して頂きました。基本的な事も遠慮なく質問できて安心でした。

熊本砕石共販協同組合様

――新型コロナウィルス感染症の影響もあって、直接会っての作業がやりにくい状況ですが、リモートでのサポートはいかがでしたか?

小金「リモートによるサポートでも問題ありませんでした。各デスクのPCで直接画面を見ながらやり取りができますし、わかりやすく教えてくださるので助かります。これからはリモートでの仕事が増えていくのでしょうね」

<KIS‘s eye>

 熊本砕石共販協同組合様のシステム導入につきましては、お客様の操作性に重点を置いて話し合いを進めました。お客様が使い慣れている今のシステムと照らし合わせながら、必要な機能を残し、必要とされていない機能を省くことで、パッケージ商品「Next Navinity販売」をシンプルで使いやすくカスタマイズして導入しています。同じ商品を求めていらっしゃっても、お客様によって必要とされる機能や好みなどは違うもの。それぞれのお客様にとって少しでも便利になるように心を配りながら最適のシステムを作り、長いお付き合いを続けていきたいと思っています。

SE 四倉昭子  営業 松崎かな美

NextNavinity販売
Client Info

熊本砕石共販協同組合

〒862-0954 熊本県熊本市中央区神水1丁目5−3

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