OSバージョンアップは機能が上がる便利さがあると同時に、ユーザーにとっては大きなリスクもあります。使い慣れたシステムを使い続けたくても、OSが対応できないために使えなくなってしまうことがあるからです。PC作業が得意でない人達はOSやシステムを変えると慣れるまでに時間がかかってしまい、ストレスに繋がるため「導入すれば楽になるのはわかっているけど…」と躊躇する企業も少なくはありません。
熊本砕石共販協同組合様でも同じ悩みに直面していました。販売・仕入・在庫・生産・倉庫管理などを行っている現在のシステムは約20年前に導入したもので、Windows8.1まではバージョンアップすることができましたがWindows10には対応しないため、導入を見送っていました。しかし、最近ではシステムエラーが起こる回数が増え、このまま使用を続けるとシステムが稼働しなくリスクが高くなることから、新システムの導入に踏み切ることにしたのです。導入の過程とその後の使用について、請求事務担当でシステム導入を担当してきた小金広子さんにお話を伺いました。

――長年使ってきたシステムの入れ替えでしたが、新システムの導入にあたってはどういった点を重要視されましたか？

小金「事務局のスタッフは少人数で、主に販売管理と経理に分かれて作業しています。
今回の導入は、販売管理をメインに考えて話し合いを進めました。私達はITの知識も少ない上、PCでの作業が大きく変わると慣れるまで時間がかかるため、大きな変更なく旧システムの機能を引継ぎたいと希望しました。半年間ほどかけてKISさんと話し合いをして導入しました。新システムには以前のデータも移行していただき、使い方も旧システムと大きく変わっていないため、考えていたより早く慣れることができました。旧システムで起きていたトラブルもなくなり、作業の不安を解消できました」

――作業の変更点を少なくすることで不安も減ったということですね。逆に変更したかった点はありますか？

小金「以前のシステムでは使っていなかった機能がありましたので、今回それは外して、より使いやすいように変更をお願いしました。元のパッケージにあった多くの画面表示も削っていただき、必要最低限のシンプルな画面にして頂きました。画面の文字は小さくなったのですが、文字を拡大できる機能も教えていただいたので気にならなくなりました。
新システムに変えてから作業効率は上がっています。自動的に表が出せたり、修正が簡単になったり、一般の会社の販売管理とは異なる組合ならではの業務に対応できるようにしてあります。慣れるともっと効率的に使えるようになると思います。

――新型コロナウィルス感染症の影響もあって、直接会っての作業がやりにくい状況ですが、リモートでのサポートはいかがでしたか？

小金「リモートによるサポートでも問題ありませんでした。各デスクのPCで直接画面を見ながらやり取りができますし、わかりやすく教えてくださるので助かります。これからはリモートでの仕事が増えていくのでしょうね」